Định dạng văn bản là gì là một trong những câu hỏi được rất nhiều dân văn phòng đặt ra. Chủ đề tuy không mới nhưng chưa bao giờ hết hot. Khi mà hàng ngày có rất nhiều người phải trình bày một văn bản hoàn chỉnh.
Định dạng văn bản gồm nhiều kiểu định dạng, kỹ thuật, thao tác khác nhau. Hơn hết sẽ thật thụt lùi nếu bạn thường xuyên là việc với word mà không biết định dạng văn bản. Vậy làm thế nào để định dạng văn bản đúng chuẩn. Hay định dạng văn bản là gì và tại sao lại phải định dạng? Thì ngay sau đây xin mời các bạn hãy cùng Wikikienthuc chúng ta cùng đi tìm hiểu ngay sau đây nhé!
Khái niệm định dạng văn bản là gì?
Để làm rõ khái niệm này chúng ta hãy cùng cắt nghĩa và khái quát thành một khái niệm chính xác nhất.
Định dạng là gì: Có rất nhiều cách hiểu định nhưng trong tin học, chúng ta có thể hiểu định là thay đổi kiểu dáng. Cách bố trí thành phần trong văn bản để trình bày đẹp hơn, dễ ghi nhớ, dễ đọc và dễ hiểu.
Văn bản là gì: Văn bản là phương thức truyền đạt thông tin các nhân này đến cá nhân khác. Hoặc truyền thông tin từ tổ chức này đến tổ chức khác thông qua một hình thức là ngôn ngữ điện tử hoặc ngôn ngữ in trên chất liệu giấy. Có thể thấy rằng đây là khái niệm khá rộng và mơ hồ. Thế nên chúng ta có thể hiểu theo nghĩa hẹp.
Văn bản là những giấy tờ, tài liệu được cơ quan, đoàn thể, cá nhân, tổ chức xã hội sử dụng. Văn bản có nhiều dạng khác nhau. Ví dụ văn bản hành chính; Văn bản quy phạm pháp luật; Hợp đồng; Hóa đơn; Chứng chỉ, văn bằng,… Tại sao chúng ta cần biết văn bản là gì? Bởi mỗi một văn bản thì có những cách định dạng khác nhau.
Định dạng văn bản là trình bày các loại văn bản theo những thuộc tính của từng văn bản làm cho văn bản rõ ràng, đẹp mắt. Đặc biệt thông qua định dạng, người quan sát văn bản dễ dàng nắm được đâu là nội dung trọng tâm của văn bản. Cũng như người xem dễ dàng quan sát bao quát nội dung văn bản.
Các kiểu định dạng văn bản phỏ biến
Định dạng văn bản có nhiều kiểu khác nhau. Mỗi một loại văn bản sẽ có cách định dạng phù hợp. Cụ thể hơn:
1. Định dạng ký tự
Đó là việc người dùng sử dụng: phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc,… cho phù hợp với kiểu văn bản. Ví dụ văn bản pháp luật thường sử dụng cỡ chữ 13, màu chữ là màu đen, phông chữ là Time New Roman. Trong khi đó hóa đơn lại sử dụng kiểu chữ khác, bắt mắt, nổi bật hơn. Cũng như màu sắc chữ thường là màu đỏ để làm nổi bật.
Để định dạng văn bản bạn chọn phần văn bản cần định dạng và làm việc trên thanh công cụ. Tuy nhiên bạn không cần quá lo lắng, định dạng ký tự đơn giản, thao tác dễ dàng nhanh gọn. Với những người mới làm việc với word cũng có thể dễ dàng định dạng ký tự cơ bản.
2. Định dạng đoạn văn
Bên cạnh việc định dạng ký tự bạn sẽ cần định dạng đoạn văn. Định dạng đoạn văn có nghĩa là làm gì? Chúng ta có thể cho một đoạn văn thụt lề hay căn lề giữa, lề trái,… Nhằm mục đích nào đó. Hoặc cũng có thể lựa chọn cỡ chữ, màu sắc đoạn văn cho khác với đoạn văn còn lại nhằm mục đích làm nổi bật.
Định dạng đoạn văn bạn sẽ cần bôi đen đoạn văn và sau đó tiến hành định dạng với thanh cộng trên word. Hoặc ngoài việc sử dụng thanh công cụ bạn cũng có thể định dạng phím để định dạng. Nếu bạn đang tò mò định dạng bằng các phím là làm thế nào đừng bỏ lỡ phần sau.
3. Định dạng trang
Định dạng trang văn bản bạn sẽ cần quan tâm đến kích thước các lề và hướng giấy. Bạn có thể để giấy ngang, hoặc giấy dọc. Riêng về kích thước lề thì tùy thuộc vào loại văn bản mà chúng ta có những cách căn lề khác nhau.
Các phím tắt định dạng văn bản
Dễ thấy rằng việc định dạng văn bản bằng bàn phím sẽ phanh hơn rất nhiều so với việc các bạn dùng chuột và làm việc với thanh công cụ. Thế nhưng có một sự thật chúng ta không thể phủ nhận không phải tất cả các thao tác định dạng văn bản có thể dùng được bằng bàn phím.
- Ctrl + B: Định dạng in đậm.
- Ctrl + D: ở hộp thoại định dạng font chữ.
- Ctrl + I: Định dạng in nghiêng.
- Ctrl + U: Định dạng gạch chân.
- Ctrl + Shift + >: Định dạng tăng kích cỡ chữ.
- Ctrl + Shift + < : Định dạng giảm kích cỡ chữ.
- Ctrl + D: Mở hộp thoại font.
- Ctrl + C: Sao chép văn bản
- Ctrl + X: Thực hiện lệnh Cắt nội dung văn bản
- Ctrl + V: Dán nội dung văn bản
- Ctrl + F: Tìm kiếm từ/cụm từ trong văn bản
- Ctrl + H: Mở hộp thoại thay thế từ/cụm từ trong văn bản
- Ctrl + P: Mở cửa sổ thiết lập in ấn
- Ctrl + Z: Quay lại thao tác trước đó.
- Ctrl + Y: Khôi phục hiện trạng sau khi bạn sử dụng phím tắt Ctrl + Z
- Ctrl + F4, Ctrl + W, Alt + F4: Đóng cửa sổ hoặc văn bản đang làm việc
- Ctrl + E: Căn đoạn văn bản ra giữa
- Ctrl + L: Căn lề trái
- Ctrl + R: Căn lề phải
- Ctrl + M: Đầu dòng thụt vào 1 đoạn
- Ctrl + T: Thụt đầu dòng từ đoạn thứ 2 trở đi
- Ctrl + Q: Xóa toàn bộ định dạng căn lề của văn bản
Ngoài ra còn có nhiều tổ hợp phím giúp định dạng văn bản. Và trên đây là những tổ hợp phím thường rất hay sử dụng.
Tổng kết
Chắc hẳn với thông tin trên của bài chia sẻ bạn đã hiểu định dạng văn bản là gì, các kiểu định dạng. Đặc biệt, chúng ta vừa trải nghiệm một số tổ hợp phím thường hay sử dụng để định dạng văn bản. Đây là những kiến thức cơ bản của một dân văn phòng cần phải biết. Để từ đó có thể chủ động cũng như dễ dàng trong việc định dạng văn bản, tài liệu một cách chính xác và đẹp mắt nhất.
