Hiện nay việc hợp pháp hóa lãnh sự vô cùng cần thiết nếu muốn giấy tờ, tài liệu nước ngoài được phép thông hành tại Việt Nam. Thủ tục này ít được biết đến khiến rất nhiều người bối rối khi được yêu cầu thực hiện.

Bài viết này Wikikienthuc sẽ hướng dẫn và giải thích rõ ràng hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Cũng như các loại giấy tờ nào đạt/không đạt điều kiện và thời gian để hợp pháp hóa có lâu hay không?

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là cụm từ rất nhiều người gặp khi làm thủ tục liên quan đến việc đi nước ngoài. Vậy Hợp pháp hóa lãnh sự là gì và tuân thủ theo thông tư, quy định nào của pháp luật?

Nói một cách đơn giản, hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục không thể thiếu trong hoàn thành giấy tờ cho phép đến nước khác. Hợp pháp hóa lãnh sự giúp cơ quan chức năng kiểm tra, xác nhận được toàn bộ giấy tờ cung cấp trước đó.

Phần hợp pháp hóa lãnh sự luôn luôn được thực hiện để đảm đảm tính pháp lý chính xác rõ ràng. Theo thông tin số 1 năm 2012 của Chính Phủ đã nói rõ hơn về vấn đề hợp pháp hóa lãnh sự. Cụ thể, đây là việc thuộc thẩm quyền giải quyết của Việt Nam. Trong hợp pháp hóa lãnh sự phải có con dấu đỏ, chữ ký của bên có trách nhiệm quản lý việc này. Khi đã được hợp pháp hóa lãnh sự, người nước ngoài có thể sử dụng giấy tờ này tại Việt Nam.

Tuy nhiên cần phải hiểu rằng, hợp pháp hóa lãnh sự không bao gồm việc chứng thực tất cả nội dung có trên giấy tờ. Bên có thẩm quyền chỉ xác nhận con dấu, chữ ký tồn tại trên giấy tờ, tài liệu đó. Mọi khiếu nại về nội dung sẽ do người đứng tên trên giấy tờ, tài liệu chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý. Bên cấp hợp pháp hóa lãnh sự không thuộc cơ quan chức năng giải quyết các vấn đề liên quan tới kiện tụng nội dung bên trong.

Các loại giấy tờ đạt điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự

Quốc gia có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự sẽ tùy theo tài liệu, giấy tờ có hợp lệ hay không để chứng thực. Các loại giấy – tài liệu đạt đủ điều kiện sau đây sẽ được cấp hợp pháp hóa lãnh sự nhanh chóng:

• Thứ nhất: Các loại giấy tờ được cấp phép quyền miễn chứng hợp pháp hóa. Đương nhiên các loại tài liệu trên phải tuân thủ đúng theo điều kiện công ước quốc tế. Hơn hết, Việt Nam phải chấp nhập các công ước đó. Hoặc quốc gia bên còn lại thực hiện “có đi có lại” đối với công dân người Việt.
• Thứ hai: Tất cả các giấy tờ ngoại giao tuyệt mật đều được cấp quyền hợp pháp hóa lãnh sự nhanh chóng. Điều kiện ở đây là tài liệu phải chuyển giao trực tiếp hay chuyển qua đường ngoại giao riêng.
• Thứ ba: Theo pháp luật Việt Nam, có một số loại giấy tờ, chứng từ, tài liệu được cấp quyền miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
• Thứ tư: Những giấy tờ, tài liệu nằm ngoài lề phạm vi hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam và bên nước ngoài.

Các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là chứng thực được các con dấu, chữ ký trên tài liệu. Nhưng không phải loại tài liệu nào cũng được xác thực. Nếu giấy tờ, tài liệu nằm trong cách nhóm sau đây sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự:

• Thứ nhất: Trên giấy tờ có dấu hiệu sửa chữa, rách, bẩn, tẩy xóa. Đương nhiên sự sửa chữa này không có biên nhận của cơ quan có thẩm quyền.
• Thứ hai: Các thông tin trên tài liệu, giấy tờ có các điều khoản, chi tiết mâu thuẫn, đối lập nhau.
• Thứ ba: Những tài liệu xếp vào loại giả mạo hoặc sai bên có thẩm quyền ký xác nhận
• Thứ tư: Con dấu, chữ ký giả, không được công nhận giá trị hợp pháp của giấy tờ, tài liệu
• Thứ năm: Các loại giấy tờ có nội dung phạm tới lợi ích của Việt Nam.

Thời gian để hợp pháp hóa lãnh sự bao lâu?

Sau khi tìm hiểu hợp pháp hóa lãnh sự là gì thì câu hỏi thời gian hợp pháp hóa bao lâu cũng được quan tâm. Nhất là với những người nước ngoài/doanh nghiệp quốc tế thì hợp pháp hóa lãnh sự không phải chuyện dễ dàng.

Trên thực tế, chỉ cần giấy tờ được cung cấp hợp lệ (có thể đối chiếu với phần trên), cơ quan có thẩm quyền sẽ nhanh chóng giải quyết. Nếu là người Việt Nam, việc này càng trở nên đơn giản khi cùng chung ngôn ngữ.

Tuy nhiên với những người nước ngoài, các khâu xác nhận chữ ký, dấu đỏ sẽ mất nhiều thời gian hơn. Nhất là sau năm 2020, do ảnh hưởng của COVID -19. Nhiều nước đã chuyển sang chữ ký số hay con dấu điện tử. Đáng tiếc theo Nghị định 111, hình thức này chưa thuộc phạm vi hợp pháp hóa lãnh sự.

Tổng kết

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì không còn là câu hỏi khó sau khi bạn tham khảo thật kỹ bài viết trên đây. Thủ tục này nghe qua còn khá mới lạ nhưng thủ tục không hề rắc rối và cũng không mất nhiều thời gian.

Đương nhiên hãy chuẩn bị đủ và đúng các loại giấy tờ nêu ở trên để không tốn thời gian chỉnh lý, bổ sung. Đón xem nhiều bài viết hay để có nhiều hiểu biết thú vị xung quanh cuộc sống nhé.